Präambel

• Die Zusammenarbeit zwischen Vorstand, Kuratorium, Stifterversammlung und GF ist durch gegenseitiges Vertrauen und Transparenz geprägt.

• Die Geschäftsordnung für die Geschäftsführung von eva’s Stiftung regelt die Arbeit sowie die Kompetenz- und Aufgabenabgrenzung der Geschäftsführerin/ des Geschäftsführers (GF) der Stiftung (§6 der Satzung) soweit in der Satzung der Stiftung nicht anders bestimmt. 

1. Satzungsgemäße Aufgaben des Vorstandes

§7 (6) Die Stiftung wird jeweils durch zwei Vorstandsmitglieder gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Einzelnen Mitgliedern des Vorstands kann Einzelvertretungsbefugnis übertragen und die Befreiung von §181 BGB erteilt werden. Der Vorstand sorgt für die Erhaltung des Stiftungsvermögens und für die Verwendung der Stiftungsmittel zugunsten der in § 2 genannten Zwecke. 

§7 (7) Der Vorstand hat den Stiftungszweck so wirksam wie möglich zu erfüllen. Seine Aufgaben sind darüber hinaus:

• jährlich einen Bericht über die Erfüllung des Stiftungszwecks aufzustellen;
• Aufstellung und Durchführung des Haushaltsplans;
• Zustiftungen und Zuwendungen durch geeignete Maßnahmen zu gewinnen;
• die Arbeit der Stiftung öffentlich darzustellen;
• Entscheidungen nach Maßgabe des § 12 zu treffen.

2. Bestellung der Geschäftsführung

Die Stiftung kann zur Erledigung ihrer Aufgaben Hilfspersonen, auch gegen Entgelt, beschäftigen oder Aufgaben ganz oder teilweise auf Dritte übertragen. Insbesondere kann zur Unterstützung des Vorstands eine Geschäftsführerin oder ein Geschäftsführer beschäftigt werden (§6 Abs. 2 der Satzung).

3. Aufgaben der Geschäftsführung 

3.1. Geschäftsführung

• Die GF führt die Geschäfte der Stiftung auftragsgemäß nach Maßgabe des Gesetzes, der Satzung von eva’s Stiftung sowie dieser Geschäftsordnung, soweit der Vorstand die Geschäfte nicht selbst führt. 
• Die GF berät den Vorstand, wird von diesem in alle wesentlichen Entscheidungen mit einbezogen und wirkt an der Entwicklung der Stiftung sowie der strategischen Ziele aktiv mit. 
• Die GF setzt die Beschlüsse des Vorstandes um und hat den vom Vorstand erteilten geschäftsleitenden Weisungen zu folgen. 
• Im Rahmen seiner Aufgaben und des vom Vorstand beschlossenen Wirtschaftsplanes handelt die GF eigenständig, schließt Verträge, weist Zahlungen bis zu einer Summe von 25.000 Euro an und trifft wirtschaftliche Entscheidungen.

3.2. Finanzmanagement und Mittelakquise

• Das Finanzmanagement wird durch Vorstand und GF unter Einbeziehung sachkundiger Dritter (z.B. Anlageausschuss, Buchhaltung) gemeinsam geleistet.
• Die Abwicklung des Antrags- und Bewilligungsverfahrens der von eva’s Stiftung durchgeführten Projekt- und Maßnahmeförderungen  liegt bei der GF. 
• Die GF ist zuständig für die Planung und Einhaltung des Wirtschaftsplanes und entwirft dem Vorstand einen Wirtschaftsplan zur Genehmigung. 

3.3. Koordinierung der Mitteleinwerbung und der Öffentlichkeitsarbeit

• Vorstand und Geschäftsführung sind für die Gewinnung von Zustiftungen verantwortlich. Konzeption und Umsetzung von Fundraisingmaßnahmen ist Aufgabe der GF. 
• Aufgabe von Vorstand und GF ist in Abstimmung die interne und externe Kommunikation, sowie allgemeine Öffentlichkeitsarbeit. 

3.4. Beauftragung sachkundiger Dritter

Zur Unterstützung der Arbeit der Stiftung und der GF können - auch gegen Entgelt - sachkundige Dritte beauftragt werden. Dies betrifft insbesondere die folgenden Aufgabenfelder:

• Führung der Bücher der Stiftung (einschließlich Rechnungsabschluss und Jahresabschlussprüfung)
• Durchführung des Rechnungsabschlusses
• Anlage des Stiftungsvermögens
• Überwachung gewährter Darlehen
• Immobilienverwaltung
• Abwicklung von Nachlässen zugunsten der Stiftung

Die Arbeit dieser Dritten wird durch die GF überwacht. Die GF ist hier, sofern im Einzelfall nichts anderes beschlossen wurde, weisungsbefugt. 

3.5. Vertretung und Repräsentation der Stiftung

• Vorstand und GF vertreten die Stiftung in Absprache nach außen. 
• Die GF führt in allen die Stiftung betreffenden Angelegenheiten den Schriftverkehr nach innen und nach außen. Rechtswirksame Korrespondenz wird „i.V.“ unterzeichnet.
• Vorstand und GF sind nach Absprache für die Außendarstellung der Stiftung in Gremien und bei externen Veranstaltungen zuständig. 
• Die GF erhält Unterschriftsberechtigung für die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen für geleistete Zustiftungen und Spenden. 
• Die Vertretungsmacht der GF ist nach Maßgabe der Satzung und dieser Geschäftsordnung beschränkt. 

4. Zustimmungsbedürftige Geschäfte

• Die GF holt bei allen Grundsatzfragen sowie bei allen wesentlichen Maßnahmen eine vorherige Zustimmung des Vorstandes ein, sofern diese von der gemeinsam verabschiedeten inhaltlichen oder strategischen Grundlinie abweichen. 

5. Zusammenarbeit mit Organen der Stiftung

• Die GF hat den Vorsitzenden des Vorstandes und des Kuratoriums über alle wesentlichen Vorgänge aus dem jeweiligen Zuständigkeitsbereich dieser Organe zu unterrichten.
• Die GF nimmt unterstützend an den Sitzungen von Vorstand, Kuratorium und Stifterversammlung teil. 
• Dem Vorstand und dem Kuratorium werden der Entwurf der Tagesordnung und der Beschlussvorlagen sowie sonstige Anlagen eine Woche vor der Sitzung übermittelt. 
• Die GF fertigt in der Regel das Protokoll. 
• Die GF legt den Organen zu deren Sitzungen einen Bericht über den Stand der Geschäfte vor.

Die Übersicht der Tätigkeiten, wie sie in der „Anlage zur GO von eva's Stiftung: Tätigkeiten in eva's Stiftung“ dargestellt ist, ist Bestandteil dieser Geschäftsordnung. 

Die vorliegende Fassung der Geschäftsordnung wurde am 28.11.2017 vom Vorstand einstimmig beschlossen.